¿Qué es Power BI? Cómo funciona y 10 razones para utilizarlo.

Power BI: funcionamiento, usos y razones para utilizarlo

El análisis de datos, así como su recolección y visualización, se han vuelto indispensables para todas las grandes empresas, sobre todo si desarrollan su actividad en el sector tecnológico. Recoger, analizar e interpretar la información contenida en datos que dejan las personas al realizar sus actividades es una necesidad. Para ello, Microsoft lanzó en 2014 Power BI, herramienta de data analytics que permite recolectar, visualizar y analizar datos de manera sencilla.

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¿Qué es Power BI?

Power BI es una plataforma de análisis y visualización de datos desarrollada por Microsoft. Permite recopilar datos desde diversas fuentes, como bases de datos, hojas de cálculo y servicios en la nube, para transformarlos en informes y gráficos interactivos, y compartirlos para tomar decisiones informadas. Una vez que los datos se han importado, Power BI ofrece herramientas de modelado y transformación para limpiar y dar forma a los datos de manera que sean más útiles para el análisis.

Además, Power BI permite unificar grandes cantidades de información contenida en datos de diferentes fuentes de datos, dispone de actualizaciones en tiempo real, y a su vez permite compartir todos los paneles e informes con todos los miembros del equipo que desees, lo que la hace tremendamente útil para todo tipo de empresas.

Dependiendo de las funcionalidades que se requieran, Power BI dispone de dos versiones ; una gratuita, diseñada para pequeñas y medianas empresas, y otra de pago, a través de mensualidades, dedicada para grandes empresas, ampliando así sus servicios. 

En cuanto a su uso en diferentes plataformas, Power BI dispone de Power BI Desktop, para su uso en ordenadores con Windows, apps para Android e iOS, y Power BI Report Server, para empresas que deban almacenar sus datos en el propio servidor. 

En pocas palabras, podemos decir que Power BI es una herramienta dedicada al análisis de datos para transformarlos en conocimiento sobre qué está pasando en la empresa, que posteriormente nos permita tomar decisiones informadas. 

¿Cómo funciona Power BI?

El valor principal que ofrece Power BI tanto a particulares como a empresas es el de proporcionar información útil y valiosa entre los datos de una organización. En este sentido, se encarga de conectar conjunto de datos dispares, los depura, transforma y los agrupa, creando cuadros de mando que proporcionen imágenes o gráficos para representarlos.

Power BI funciona mediante la conexión de diferentes fuentes de datos, como bases de datos, hojas de cálculo y servicios en la nube, para crear un modelo de datos unificado. A partir de ahí, se pueden crear visualizaciones y gráficos personalizados para analizar datos y obtener información valiosa. También ofrece una amplia gama de herramientas de análisis, como filtros, segmentación y cálculos personalizados, para ayudar a profundizar en tus datos y descubrir patrones y tendencias. 

Origen de los Datos o Fuentes de Datos en Power BI

En el mundo del análisis de datos, la calidad y la relevancia de la información son cruciales para obtener insights valiosos. Power BI, una herramienta líder en visualización y análisis de datos, permite a los usuarios conectarse a una amplia variedad de fuentes de datos, lo que facilita la recopilación y transformación de datos en conocimientos accionables. A continuación, exploramos los orígenes de datos más comunes y cómo Power BI los integra en su plataforma.

Fuentes de Datos Tradicionales

1. Bases de Datos Relacionales: Power BI se conecta a bases de datos relacionales como SQL Server, MySQL, Oracle y muchas otras. Estas bases de datos almacenan datos en tablas relacionadas y son una fuente común para análisis empresariales.
2. Bases de Datos No Relacionales: También conocidas como NoSQL, estas bases de datos, como MongoDB y Cassandra, son útiles para manejar grandes volúmenes de datos no estructurados o semi-estructurados.
3. Sistemas ERP y CRM: Power BI puede integrarse con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de relaciones con clientes (CRM), como SAP, Microsoft Dynamics y Salesforce, extrayendo datos valiosos para análisis.

Fuentes de Datos en la Nube

1. Almacenamiento en la Nube: Servicios como Azure Blob Storage, Amazon S3 y Google Cloud Storage son accesibles a través de Power BI, permitiendo a los usuarios trabajar con datos almacenados en la nube.
2. Servicios SaaS: Aplicaciones basadas en la nube como Google Analytics, Adobe Analytics y servicios de redes sociales ofrecen una integración directa, facilitando el análisis de datos de marketing y de usuarios.

Fuentes de Datos de Archivos

1. Excel y CSV: Power BI permite la importación fácil de datos desde archivos Excel y CSV, una opción común para análisis ad-hoc y reportes.
2. Archivos de Texto y XML: Los archivos de texto plano y XML también pueden ser fuente de datos, especialmente útiles para datos configuracionales o de formato específico.

Conectores Personalizados

Power BI ofrece la capacidad de desarrollar conectores personalizados para acceder a fuentes de datos específicas o propietarias, ampliando aún más su capacidad de integración.

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Al trabajar con diversas fuentes de datos, es crucial considerar aspectos de seguridad y privacidad. Power BI proporciona opciones de configuración para garantizar que el acceso y manejo de los datos cumpla con las políticas de seguridad y normativas de privacidad de datos relevantes.

Funciones de Power BI: Diversos Roles y Necesidades

La riqueza de Power BI reside en su adaptabilidad, permitiendo que diferentes roles dentro de una organización maximicen su utilidad. A continuación, exploramos cómo esta herramienta se amolda a variadas funciones:

1. Equipo de Gestión:
   • Los líderes y miembros del equipo gerencial suelen gravitar hacia el servicio Power BI para tener una visión clara de los paneles e informes. Estos dashboards ofrecen una perspectiva global que facilita la toma de decisiones basada en datos actualizados.
2. Analistas de Datos:
   • Los analistas, aquellos que bucean en el mar de datos, se benefician especialmente de herramientas como Power BI Desktop o Power BI Report Builder. Estas plataformas les permiten diseñar informes detallados y visualizaciones interactivas que, una vez completadas, se comparten fácilmente a través del servicio Power BI para una distribución más amplia.
3. Equipo de Ventas:
   • En un mundo cada vez más móvil, el equipo de ventas requiere acceso a información crítica sobre la marcha. Por ello, tienden a depender de la aplicación Power BI Mobile, que les permite monitorear avances en metas de ventas, analizar tendencias y obtener insights sobre potenciales clientes, todo desde la palma de su mano.
4. Desarrolladores:
   • Los desarrolladores, siempre buscando soluciones integradas, encuentran en las API de Power BI un recurso invaluable. Esto les permite fusionar datos, incorporar informes a aplicaciones personalizadas y, si sienten la chispa de la creatividad, tienen la libertad de diseñar y compartir visualizaciones propias que pueden revolucionar la forma en que se ve y entiende la data.
5. Flexibilidad Transversal:
   • Más allá de las funciones específicas, Power BI ofrece una flexibilidad que trasciende roles. Un individuo podría usar Power BI Desktop para esbozar informes sobre la participación del cliente y, simultáneamente, monitorear métricas de inventario en tiempo real a través de un panel en el servicio Power BI. Esta capacidad de transitar fluidamente entre herramientas según las necesidades del momento destaca la naturaleza dinámica de Power BI.

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¿Para que se pueden usar los modelados de datos de Power BI?

• Para analizar y visualizar datos actuales de la empresa, que permita proporcionar información útil y relevante acerca de la actividad de la empresa con el objetivo de transformarla en conocimiento y tomar decisiones en base a ellas.
• Para hacer Storytelling data. Esto es, contar historias a través de gráficos, visualizaciones o informes que representan datos dentro de un contexto, permitiendo construir hipotéticos escenarios a partir de ellos. 
• Responder a preguntas en tiempo real sobre necesidades de la empresa y ayudar a realizar previsiones de distintos departamentos, ayudando a cumplir con los objetivos, requisitos y métricas comerciales. En este sentido, también dispone de paneles personalizados para gerentes o ejecutivos. 
• Para descubrir patrones, tendencias, que permitan realizar predicciones a futuro, debido a que fué desarrollado mediante tecnología machine learning. 

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10 razones por las que debes usar Power BI

Debido a su amplia variedad en el análisis de datos, Power BI destaca como una de las herramientas de data analytics que más beneficios proporciona a la empresas según sus necesidades. Estos son los más importantes.

Es fácil de usar : Se trata de una herramienta dirigida para todo tipo de usuarios, incluso para quienes no son profesionales en el campo de la analítica. Es por ello que la plataforma es fácil de usar, pudiendo obtener información de manera rápida y sencilla mediante paneles de visualización atractivos.

Fuentes de datos : Uno de las principales claves del éxito de Power BI es la multitud de fuentes de datos que puede conectar e integrar de diferentes plataformas, pudiendo cargar datos con cientos de orígenes distintos, ya sea en la nube o en entorno local. Algunas de las muchas fuentes que puede conectar son Tablas de Excel, Salesforce, Dynamic CRM, Google Analytics y complejas bases de datos on-permise o en la nube. Esto permite tener toda la información que se desee en un único modelo de visualización.

Integración de datos : Permite hacer múltiples modelos análisis de datos y proporcionar diferente tipo de información en un sólo dashboard (informe o panel), de una manera fácil de comprender, visual y atractiva.

Los paneles se pueden compartir : Power BI es una herramienta colaborativa, que permite que un alto número de usuarios se puedan conectar a la vez, y trabajar en ella conjuntamente, fomentando la cultura de trabajo en equipo en el análisis de datos. 

Datos actualizados : Al ser una herramienta colaborativa y estar alojada en la nube, los datos que se muestran son siempre los más recientes, e incluso se pueden consultar en tiempo real. Con la versión Power BI Pro se puede actualizar la caché de datos hasta 8 veces al día y, con Premium, hasta 48.

Uso de cuadros de mando : Se trata del modelo de visualización final de Power BI dónde se presentan los datos se componen de paneles o cuadros de mandos intuitivos, mostrando la información general de la empresa a través de datos de una manera muy visual. Además, se tratan de cuadros de mandos interactivos, dónde al pasar el ratón o hacer clic puede aparecer más información en detalle, y son totalmente personalizables. 

Se integra a la perfección con Excel : La mayoría de empresas están acostumbradas a tener muchos de sus informes con Excel. Al compartir el mismo desarrollador, conectar los paneles de Power BI con los datos almacenados en Excel resulta una tarea sencilla.

Lengua natural : Tiene una interfaz sencilla y de lenguaje natural, lo que implica que se puedan realizar consultas de manera muy sencilla. La herramienta responde de manera concisa con la información solicitada, representándola de diferentes maneras : Con un dato, gráfico, tabla, etc.

Herramienta de IA : Además de analizar datos actuales y del pasado, Power BI también permite detectar tendencias y hacer predicciones de lo que sucederá en el futuro en la empresa sobre actividades de ventas (forecating). Para ello, tiene que partir de una base de datos que se le debe facilitar.

Flujo de Trabajo en Power BI

El proceso de trabajo en Power BI, aunque intuitivo, es la culminación de una serie de etapas meticulosas que garantizan la eficacia y precisión del análisis de datos. A continuación, desgranamos este flujo de trabajo estándar y profundizamos en cómo cada paso agrega valor al conjunto:

1. Conexión a Fuentes de Datos en Power BI Desktop:
   • Todo comienza con la identificación y conexión a los orígenes de datos pertinentes. Estos pueden abarcar desde bases de datos, archivos Excel, servicios web, entre otros. Power BI Desktop actúa como el puente entre estos vastos repositorios de información y el usuario, facilitando la importación y transformación de datos crudos en información procesable.
2. Creación de un Informe:
   • Una vez conectados los datos, el siguiente paso es construir un informe. Esto implica organizar, modelar y visualizar la data de maneras significativas. Con la variedad de herramientas de visualización que ofrece Power BI Desktop, desde gráficos hasta mapas, los usuarios pueden diseñar informes que cuenten una historia clara y resalten insights clave.
3. Publicación en el Servicio Power BI:
   • Después de afinar y optimizar el informe en el Desktop, es hora de llevarlo a una audiencia más amplia. Al publicar el informe en el servicio Power BI, este se aloja en la nube, facilitando el acceso y la colaboración. Además, en esta plataforma, los informes adquieren una dimensión interactiva, permitiendo a los usuarios explorar datos, crear dashboards y programar actualizaciones automáticas.
4. Compartir y Colaborar:
   • Una vez en el servicio Power BI, el informe se encuentra listo para ser compartido. Los creadores pueden conceder acceso a distintos miembros de la organización para que puedan ver, interactuar y, si se les otorga el permiso, editar y colaborar en el informe. Esta etapa amplifica el alcance y potencia de los datos, permitiendo que usuarios profesionales y equipos en dispositivos móviles se beneficien de los insights y tomen decisiones basadas en información actualizada.

En resumen, este flujo de trabajo resalta la sinergia entre los tres componentes esenciales de Power BI: Desktop, Servicio y Móvil. Juntos, crean un ecosistema cohesivo que permite desde la creación hasta la distribución y colaboración en torno a informes de datos. Es esta combinación y fluidez lo que hace de Power BI una herramienta incomparable en el ámbito del análisis de datos.

Esto ha sido todo sobre Power BI, una de las herramientas data analytics más importantes, y las razones por las que deberías usarla en el análisis de datos de tu empresa.

Por supuesto, te invitamos también a visitar la página de Power BI en el sitio web oficial de Microsoft, dónde encontrarás multitud de información de interés acerca de la herramienta, su comunidad, y permisos de licencia.

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